IRiTS / usługi i wdrożenia
Automatyzacja pracy biurowej – Notion, Gmail, ChatGPT i procesy
Automatyzacja pracy biurowej: Notion, Gmail, Google Workspace, ChatGPT, procesy, dokumenty, zadania, baza wiedzy i raportowanie.
Mniej chaosu w mailach, zadaniach i dokumentach
W wielu firmach problemem nie jest brak narzędzi, tylko brak jednego sposobu pracy. Zadania są w mailach, ustalenia w rozmowach, dokumenty w wielu wersjach, a wiedza w głowach kilku osób. Automatyzacja pracy biurowej polega na tym, żeby uporządkować przepływ informacji i dopiero potem dobrać narzędzia.
Pomagamy ustawić procesy z wykorzystaniem Notion od Notion Labs, Gmail i Google Workspace od Google, ChatGPT od OpenAI, prostych automatyzacji oraz czytelnych szablonów pracy. Celem nie jest skomplikowany system. Celem jest mniej zgubionych tematów, mniej ręcznego przepisywania i łatwiejsza kontrola tego, co dzieje się w firmie.
Notion jako baza wiedzy
Tworzymy proste bazy: zadania, klienci, projekty, dokumenty, instrukcje, statusy, checklisty i materiały do pracy zespołu.
Gmail i Google Workspace
Porządkujemy komunikację, etykiety, szablony odpowiedzi, dokumenty, uprawnienia i współpracę wokół plików.
ChatGPT w codziennych zadaniach
Projektujemy prompty i procedury do podsumowań, ofert, notatek, odpowiedzi, list zadań, raportów i porządkowania treści.
Co można zautomatyzować
- obsługę zapytań z maila i formularza,
- tworzenie zadań i checklist dla zespołu,
- porządkowanie dokumentów, notatek i statusów,
- przygotowanie szkiców odpowiedzi i podsumowań,
- raporty z działań marketingowych, sprzedażowych lub projektowych,
- bazy wiedzy, instrukcje i standardy pracy.
Chcesz uporządkować pracę biurową?
Zaczniemy od prostego audytu: gdzie giną tematy, które zadania są powtarzalne i jakie narzędzia już macie. Potem zaproponujemy sensowny, lekki system.
FAQ – automatyzacja biura
Czy potrzebujemy dużego systemu?
Nie zawsze. Często wystarczy uporządkować Notion, Google Workspace, pocztę, formularze i kilka prostych automatyzacji.
Czy automatyzacja zastępuje pracowników?
Nie. Ma zabierać powtarzalne czynności, podpowiadać strukturę i zmniejszać chaos, żeby ludzie mogli skupić się na decyzjach i kontakcie z klientem.
Czy można zacząć od jednego procesu?
Tak. Najlepiej zacząć od zapytań, ofert, zadań albo dokumentów, bo tam zwykle najszybciej widać efekt.